Analyse d'impact relative à la protection des données (AIPD)

Partie 1 - Description du traitement

1.1 - Responsable de traitement et sous-traitant

Sous-traitant : Sophie Karam, entrepreneur individuel, SIRET 827 676 594 00043, 15 rue Simone Signoret, 26100 Romans-sur-Isère. Référent protection des données : Sophie Karam (contact@plaidex.fr).

Responsable de traitement : chaque avocat utilisateur de la plateforme Plaidex, dans le cadre de son activité professionnelle et de la gestion des dossiers de ses clients.

La présente AIPD est réalisée par le Sous-traitant pour documenter les risques liés à ses traitements et assister les Responsables de traitement dans leurs propres évaluations.

1.2 - Finalités du traitement

Plaidex est une plateforme SaaS d'analyse documentaire par intelligence artificielle destinée aux avocats en droit de la famille. Les finalités du traitement sont :

• Importation, classement et stockage sécurisé de pièces juridiques
• Analyse automatisée par IA des documents pour en extraire les faits pertinents et évaluer leur pertinence
• Génération de synthèses croisées identifiant points forts, points faibles et contradictions
• Analyse croisée des pièces client et adverses
• Génération de premiers jets d'actes juridiques (assignations, conclusions, requêtes)
• Génération automatique de bordereaux de pièces
• Mise à disposition d'un portail client sécurisé pour la collecte de documents

1.3 - Catégories de données traitées

Les documents importés dans les dossiers de droit de la famille contiennent fréquemment :

• Données d'identification : noms, prénoms, dates de naissance, adresses, numéros de téléphone
• Données financières : relevés bancaires, bulletins de salaire, avis d'imposition, pensions alimentaires
• Données familiales : situation matrimoniale, décisions de justice, accords parentaux
• Données concernant des mineurs : identité, scolarité, résidence, santé
• Données de santé (article 9 RGPD) : certificats médicaux, bilans psychologiques, expertises médicales
• Données relatives à la vie sexuelle (article 9 RGPD) : éléments relatifs à l'orientation sexuelle, à la vie intime
• Données relatives aux condamnations pénales (article 10 RGPD) : casiers judiciaires, procédures pénales, plaintes

1.4 - Personnes concernées

• Clients de l'avocat (adultes et enfants mineurs)
• Parties adverses et leurs avocats
• Tiers mentionnés : témoins, professionnels de santé, enseignants, travailleurs sociaux, experts judiciaires, magistrats

1.5 - Flux de données

Le parcours des données dans le système suit les étapes suivantes :

1. Import : l'avocat ou son client dépose un document via l'interface ou le portail client. Le fichier est chiffré en AES-256-GCM avant d'être écrit sur le disque du serveur OVH, en France.
2. Extraction de texte : le contenu textuel est extrait localement sur le serveur.
3. Pseudonymisation : un module dédié remplace systématiquement les données identifiantes (noms, adresses, dates) par des identifiants génériques. La table de correspondance est conservée localement et jamais transmise au service d'IA.
4. Traitement IA : le texte pseudonymisé est transmis à AWS Bedrock, au sein de l'Union européenne, pour analyse. Bedrock ne conserve pas les données après traitement et ne les utilise pas pour l'entraînement.
5. Dé-pseudonymisation : les résultats sont re-personnalisés localement grâce à la table de correspondance.
6. Stockage des résultats : les analyses sont stockées dans la base de données PostgreSQL sur le serveur en France.
7. Affichage : les résultats sont présentés à l'avocat avec la mention « Premier jet » et un avertissement de vérification obligatoire.

1.6 - Durées de conservation

• Documents et analyses : durée de l'abonnement + 30 jours après résiliation
• Données de compte utilisateur : durée de l'abonnement + 30 jours
• Données de facturation : 10 ans (article L.123-22 du Code de commerce)
• Journal des traitements par intelligence artificielle : 12 mois, puis purge automatique
• Journaux techniques du serveur : rétention par défaut du système, quelques semaines

Partie 2 - Évaluation de la nécessité et de la proportionnalité

2.1 - Critères CNIL déclenchant l'AIPD

Le traitement réalisé par Plaidex remplit au moins 4 des 9 critères de la CNIL :

• Données sensibles (critère 4) : traitement de données de santé, données relatives à la vie sexuelle, données pénales
• Personnes vulnérables (critère 7) : données d'enfants mineurs dans le cadre de procédures de garde
• Technologie innovante (critère 8) : utilisation d'intelligence artificielle générative pour l'analyse documentaire
• Évaluation/scoring (critère 1) : attribution de scores de pertinence aux documents, identification de points forts et faibles

Avec 4 critères (seuil : 2), la réalisation d'une AIPD est obligatoire.

2.2 - Base légale

Le traitement des données est fondé sur l'exécution du contrat (article 6.1.b du RGPD) entre le Prestataire et l'avocat. Le traitement des catégories particulières de données est fondé sur l'article 9.2.f du RGPD (nécessité pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice) et l'article 46 de la loi Informatique et Libertés.

2.3 - Nécessité et proportionnalité

Nécessité : l'analyse automatisée par IA répond à un besoin réel des avocats en droit de la famille : la structuration rapide de dossiers volumineux (parfois des centaines de pièces) qui, traités manuellement, mobilisent un temps considérable au détriment du travail juridique de fond.

Proportionnalité : le traitement est proportionné au regard des mesures suivantes : pseudonymisation systématique avant tout traitement IA, hébergement exclusivement européen, non-entraînement des modèles sur les données, présentation des résultats comme « premiers jets » devant être vérifiés, et suppression dans les délais contractuels.

2.4 - Minimisation des données

Seules les données strictement nécessaires à la finalité sont traitées. La pseudonymisation réduit l'exposition des données identifiantes lors du traitement IA. Les documents originaux restent stockés localement et seul le texte pseudonymisé transite vers le service d'IA.

2.5 - Droits des personnes

L'avocat utilisateur, en tant que responsable de traitement, informe ses clients de l'utilisation de l'IA. Plaidex fournit une clause type pour la convention d'honoraires et assiste l'avocat dans l'exercice des droits des personnes concernées (accès, rectification, effacement, limitation, portabilité, opposition) dans un délai de 10 jours ouvrés.

Partie 3 - Analyse des risques

3.1 - Accès illégitime aux données

3.2 - Modification non désirée des données

3.3 - Disparition des données

Partie 4 - Mesures de réduction des risques

4.1 - Mesures techniques

• Chiffrement : chaque pièce est chiffrée en AES-256-GCM, chiffrement authentifié, avant d'être écrite sur le disque ; la clé est lisible par le seul compte d'exécution du service. En transit, TLS 1.2 au minimum, TLS 1.3 supporté.
• Pseudonymisation native : remplacement systématique des données identifiantes avant tout traitement par l'IA. La table de correspondance est conservée localement, séparée des données pseudonymisées.
• Cloisonnement des données : chaque requête est filtrée au niveau applicatif par l'identifiant du titulaire du dossier, de sorte qu'un utilisateur ne peut accéder qu'aux dossiers de son propre compte. La base de données n'est pas exposée sur le réseau public.
• Authentification sécurisée : hachage bcrypt des mots de passe, tokens JWT avec expiration.
• Portail client protégé : accès par lien unique et mot de passe spécifique.
• Journalisation : chaque analyse de pièce, chaque synthèse et chaque génération d'acte est enregistrée avec son horodatage, l'identifiant de l'utilisateur et celui du dossier, pendant 12 mois, puis purgée automatiquement. Le journal ne contient jamais le contenu des pièces.
• Sauvegardes : sauvegarde complète chaque nuit, chiffrée en AES-256 avant de quitter le serveur, conservée trente jours chez un hébergeur français. Procédure de restauration testée, alerte par courriel en cas d'échec.
• Hébergement européen : serveur OVH en France, sauvegardes en France, traitement IA via AWS Bedrock au sein de l'Union européenne.
• Non-entraînement : AWS Bedrock garantit contractuellement que les données ne sont pas utilisées pour l'entraînement des modèles.

4.2 - Mesures organisationnelles

• Contrôle humain obligatoire : tous les résultats de l'IA sont présentés comme des « premiers jets » avec un avertissement explicite que l'avocat doit vérifier chaque élément avant utilisation.
• Vérification du classement : un système de détection automatique vérifie la cohérence du classement des pièces (client/adverse).
• Information du client : clause type fournie aux avocats pour leur convention d'honoraires, informant les clients de l'utilisation de l'IA.
• DPA avec tous les sous-traitants : accords de sous-traitance signés avec chaque prestataire technique.
• Politique de mots de passe : exigences de complexité pour les mots de passe des comptes utilisateurs.
• Procédure de notification : processus formalisé de notification des violations (48h au Client, 72h à la CNIL).
• Mises à jour régulières : application des correctifs de sécurité sur le serveur et les dépendances.

4.3 - Risques résiduels

Partie 5 - Validation

5.1 - Avis du référent protection des données

Après examen des mesures mises en oeuvre, le référent protection des données émet un avis favorable. Les mesures techniques (pseudonymisation, chiffrement, hébergement UE, non-entraînement) et organisationnelles (contrôle humain, information du client, journalisation) réduisent les risques à un niveau acceptable au regard des finalités poursuivies.

5.2 - Décision

Le traitement peut être mis en oeuvre sous réserve du maintien de l'ensemble des mesures décrites dans le présent document. Une révision de l'AIPD sera réalisée au plus tard en août 2027, ou plus tôt en cas de changement significatif (nouveau sous-traitant, nouvelle fonctionnalité, évolution réglementaire, incident de sécurité).

5.3 - Signature